Ведение бизнеса в сегменте общественного питания сопровождается рядом трудностей, среди них есть и множество санитарно-эпидемиологических норм (СанПиН), которые нужно соблюдать неукоснительно. Правильное ведение журналов является важным показателем как для органов СанПиН, так и для владельцев и управляющих предприятий общепита.

Законодательство РФ требует предоставление четкой информации в журналах, данный показатель находится на контроле у ответственных органов. Неисполнение требований влечет за собой штрафы. Почему же ведению журналов отводится такое внимание? Прозрачность и структурированность документации создает условия для безопасности и поддержания высокого уровня качества продукции, тем самым сохраняя здоровье потребителя.

Есть два вида ведения документации: в бумажном и электронных вариантах. С 1 января 2021 года разрешено вести журналы в электронном варианте согласно СанПиН 2.3/2.4.3590-20 "Санитарно-эпидемиологические требования к организации общественного питания населения". Давайте рассмотрим особенности каждого способа.
Бумажные журналы. К новшествам часто напрасно относятся с опаской, с недоверием воспринимая новые технологии, переживая о отсутствии доступа, нехватке квалифицированных кадров или непонимания тонкостей внедрения. Сторонники ведения бумажных журналов подчеркивают свою озабоченность безопасностью данных. По этой причине многие продолжают вести учет привычными методами.

Заполнение бесконечных бумаг ввергает в апатию многих. Современное законодательство заботится о потребителе и на самом деле уделяет большое внимание контролю каждого из этапов производства. По этой причине заполнение такого типа журналов отнимает много времени у персонала, отвлекает от прямых должностных обязанностей. Современные исследования показывают, что предприятия общепита в среднем тратят на заполнение бумажных журналов в соответствии с санитарными нормами и правилами до двух часов в день. Из-за спешки часто могут допускаться ошибки разного характера, что может повлиять на качество продукции. Вносимые данные достаточно трудно контролировать, от этого возникают риски упустить появление проблемы и не успеть вовремя отреагировать. Усложняется и контроль на удаленных объектах из-за отсутствия дистанционного доступа и оперативного управления.

Электронные журналы. Технологии предназначены, чтобы упростить и автоматизировать многие процессы. Опасения перед внедрением чего-то нового понятны, но легкая и доступная информация позволяет развенчать многие мифы и обратить внимание на преимущества.
Появляется возможность существенно сократить время затрачиваемое на административные задачи, и снижает вероятность человеческих ошибок благодаря введению автоматизации процессов и автозаполнению повторяющихся данных. Множество бумажных журналов можно заменить одним сервисом. Электронные системы обеспечивают более точный сбор, хранение и анализ данных, что повышает достоверность информации и улучшает принятие управленческих решений. Вы можете получить доступ к данным из любого места и в любое время через интернет, что существенно упростит мониторинг и управление процессами. Оперативность - сильная черта электронных журналов. Электронные системы позволяют проводить анализ данных и формировать отчеты в реальном времени, что помогает выявлять тенденции, идентифицировать и устранять проблемы.

Сейчас большое внимание уделяется безопасности и сохранности данных и контролю доступа. Электронные журналы заботятся и об этом, обеспечивая конфиденциальность информации и предотвращение несанкционированного доступа. В качестве приятного бонуса, такой тип журналов способствует сокращению расходов на бумагу, канцелярские принадлежности и другие ресурсы, что в конечном итоге экономит средства компании.
Система HACCP-online совмещает в себе множество полезных моментов. Простота использования, сокращающая время работы с журналами до 5-10 минут, доступность цены, возможность интеграции с такими системами, как iiko 1С и другими. Совместимость с мобильными устройствами упрощает способы заполнения, контроля и регулирования. Повышение контроля качества возможно благодаря доступности процесса и упрощению аналитики. Тем временем как более привычные для многих бумажные журналы грешат сложностями в отслеживании происходящих на предприятии процессах, усложняя контроль за действиями персонала и качеством услуг. Большая затрата времени отвлекает от действительно важных для предприятия процессов, не предоставляя необходимой гибкости.